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Riconciliazione bancaria: i vantaggi di una soluzione automatizzata

La diffusione delle soluzioni di office automation è qualcosa che può spaventare le aziende. Lo conferma la tendenza a rimanere indietro rispetto agli aggiornamenti legati alla digital transformation: qualcosa che passa dalle dinamiche interne adottate dalla singola realtà nei diversi processi. Di cosa si tratta nel concreto? Di software che permettono di velocizzare e, come suggerisce la parola stessa, automatizzare le procedure interne all’ufficio, ottimizzando l’organizzazione del lavoro. L’ambito finanziario è tra quelli maggiormente interessati, complice la possibilità di gestire i movimenti bancari in maniera migliore. I software di office automation consentono la produzione di documenti esatti, condivisi tra le figure pertinenti, privi di errori e perciò in grado di dare effetti positivi sull’organizzazione del lavoro e sul fatturato. Un discorso che riguarda anche la riconciliazione bancaria, funzionale alla verifica delle registrazioni contabili rispetto ai movimenti che si trovano riportati sull’estratto conto bancario. Essa si rivela essenziale per il cosiddetto controllo finanziario, consistente nella verifica e nel monitoraggio delle molteplici attività aziendali, in maniera tale che possano risultare conformi rispetto alla pianificazione predisposta alla base. In questo articolo vediamo quali sono i vantaggi che una riconciliazione bancaria automatizzata consente di garantire per le imprese.

Office automation: cosa si intende

L’espressione office automation indica l’applicazione di soluzioni software e hardware in così da assicurare la digitalizzazione, la conservazione e la gestione delle informazioni che riguardano le attività di un determinato comparto o servizio. Sono applicazioni progettate ad hoc per migliorare la gestione aziendale, integrando i processi di back e front office. Tali programmi hanno iniziato a essere elaborati non solo negli anni recenti ma già a partire dagli anni Settanta e Ottanta, complice la digitalizzazione degli archivi all’interno delle aziende private e degli enti pubblici. La diffusione è risultata maggiore in seguito alla diffusione dei microcomputer e dei pc. Attualmente comprende un’ampia varietà di opzioni: fogli elettronici, programmi di videoscrittura, scanner, supporti di memoria esterni, rete internet e posta elettronica, oltre che una moltitudine di soluzioni ad hoc, come quelle per il controllo finanziario e la riconciliazione bancaria. Tali innovazioni vanno a sostituirsi alle procedure manuali di stampo tradizionale, comprese quelle di stampo informatico generico, portando un miglioramento nell’organizzazione aziendale.

I software di office automation applicati alla riconciliazione bancaria

I programmi di office automation si rivelano efficaci in quanto permettono di ottimizzare il workflow, oltre che agendo a livello della piena integrazione dei processi di back e front office. Nel caso della riconciliazione bancaria consentono una migliore esecuzione dell’operazione , tramite il raffronto dei libri aziendali con i movimenti bancari presenti negli estratti conto bancari, come abbiamo avuto modo di accennare all’inizio. La sua attuazione in tale modo consente di avere dati corretti, certi e condivisibili, assicurando un risparmio a livello tanto di tempo che di gestione. Ricordiamo che la riconciliazione bancaria è un’operazione non obbligatoria a livello fiscale ma non per questo meno cruciale. Risulta basilare per il controllo finanziario, permettendo di avere una gestione dei movimenti in entrata e in uscita tout court, dove nessun pagamento sfugge e si trova sotto controllo in quanto oggetto di verifica. Ecco perché farla bene risulta essenziale.

Perché preferire una riconciliazione bancaria automatizzata

Impostare la riconciliazione bancaria attraverso le soluzioni dell’office automation con programmi ad hoc consente di ottenere molteplici benefici. Questo in relazione alle soluzioni classiche di tipo manuale e persino in raffronto a software generici quali word ed excel. Vediamoli nel dettaglio:

  • accesso sicuro alle informazioni aziendali. I file e i documenti risultano accessibili a tutte le figure coinvolte da ogni parte e luogo, senza alcun rischio;
  • riduzione delle risorse dedicate ai consumi interni. Si tratta di soluzioni informatiche in grado di rendere l’ufficio paperless, impattando favorevolmente sulla riduzione dello spazio dedicato agli archivi tradizionali, alla carta, alla stessa energia elettrica;
  • miglioramento della produttività. Le operazioni della riconciliazione bancaria appaiono aggiornate in tempo reale, in modo tale da far risparmiare tempo nella redazione precisa dei documenti;
  • maggiore condivisione delle informazioni. Il processo di decision making risulta più efficace, semplice e tempestivo;

Tali vantaggi derivano dal fatto di avere i dati inerenti la verifica dei movimenti interni di tipo finanziario senza che si possano verificare possibili errori, i quali risultano allo stesso tempo perfettamente accessibili a tutti coloro che ne hanno necessità: personale amministrativo e dirigenziale. Rappresentano il motivo per cui impostare la riconciliazione bancaria in maniera automatizzata risulta a oggi la soluzione più produttiva per il business.

 

 

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