Tutto è più semplice con un programma per la fatturazione

La fatturazione elettronica è un obbligo in Italia per la gran parte delle aziende e dei lavoratori autonomi da ormai un anno. Ad oggi, ancora molte realtà non hanno integrato alcun tipo di programma di fatturazione elettronica al loro protocollo aziendale quotidiano. Nonostante questo tipo di software sia tra le soluzioni migliori, soprattutto per coloro che non possiedono sistemi gestionali complessi, che comprendano tutte le attività di contabilità e di gestione aziendali.

Perché usare un programma per la fatturazione

L’utilizzo sempre più diffuso della fatturazione elettronica ha apportato una serie di interessanti modifiche in azienda per quanto riguarda la contabilità ordinaria, attiva e passiva. Per poter sfruttare appieno questo tipo di modifiche, in modo che si trasformino in vantaggi, avere a disposizione un programma per la fatturazione è essenziale. Di fatto questo tipo di software permette di rendere automatiche molte delle operazioni correlate alla fatturazione. Inoltre, i programmi oggi disponibili in commercio si possono integrare con alcuni gestionali e consentono non solo la compilazione delle fatture, ma anche la gestione dell’intero processo di fatturazione.

Cosa fanno questi software

In pratica si tratta di rendere più automatico e meglio gestibile l’intero processo di fatturazione. Una fattura tradizionale si poteva compilare come meglio si credeva, anche manualmente utilizzando apposita modulistica prestampata. Per le fatture elettroniche le cose vanno in modo assai diverso, visto che i file devono essere compilati in uno specifico formato. Inoltre, la fattura elettronica deve essere inviata al cliente tramite il sistema di interscambio, messo a disposizione dall’Agenzia delle entrate. Si tratta quindi di un file molto particolare, che va compilato in modo corretto, pena la possibilità di essere sanzionati, come se la fattura non fosse stata emessa.

Controllare l’invio delle fatture

Anche questa attività può essere svolta da un buon programma di fatturazione elettronica. La questione dell’invio delle fatture non è infatti così semplice come molti credono. Dopo aver inviato la fattura può infatti capitare che il sistema di interscambio la rifiuti, a causa di errori di compilazione o per un temporaneo sovraccarico. Un buon software deve essere in grado di ripetere l’invio, fino all’avvenuto successo dell’operazione. In commercio oggi si trovano programmi in grado anche di controllare la ricezione da parte del cliente e di verificare il pagamento della fattura entro i termini previsti. Nel caso in cui si presentassero dei ritardi, sarà possibile anche inviare direttamente una lettera al cliente per invitarlo a saldare la fattura quanto prima.

Fatture attive e passive

La gestione della fatturazione in azienda non riguarda esclusivamente i documenti emessi, ma anche quelli ricevuti, inviati dai fornitori. Un buon software per la fatturazione deve essere in grado quindi non solo di monitorare i documenti in uscita, ma anche di acquisire, direttamente dal sistema di interscambio, le fatture passive, per gli acquisti e le forniture. Sono disponibili anche programmi che si occupano dell’archiviazione dei documenti, secondo i termini di legge. Avere a disposizione programmi di questo genere permette di approfittare della fatturazione elettronica in modo puntuale e preciso.